Mobile Forms App - Zoho Forms

Analysoinut Appwesome

Kun vastaan on tullut tarve kerätä samoja tietoja toistuvasti, olen huomannut, että puhelimella täytettävä lomake voi säästää yllättävän paljon vaivaa. Zoho Forms on yrityskäyttöön suunnattu mobiilisovellus, jonka idea on rakentaa lomakkeita ja kerätä vastauksia myös tilanteissa, joissa verkkoyhteys ei aina ole itsestäänselvyys. Se sopii parhaiten ihmiselle, joka haluaa korvata irralliset muistiinpanot ja viestiketjut selkeämmällä tiedonkeruulla.

Yhteys ratkaisee, milloin lomake auttaa

Verkossa toimiva lomake on hyödyllinen silloin, kun vastaukset pitää saada nopeasti talteen ja muiden käyttöön. Mutta kenttätyössä yhteys voi pätkiä juuri silloin, kun tietoja pitäisi kirjata: esimerkiksi varastokierroksella, työmaakäynnillä tai tapahtumapaikalla. Zoho Formsin kiinnostava lupaus on, että tietoja voi kerätä online- tai offline-tilassa. Käytännössä tätä kannattaa ajatella työnkulun apuna, ei syynä olettaa, että jokainen toiminto tai jakamisen vaihe toimii ilman verkkoa.

Jos kerään tietoja itse, voin suunnitella lomakkeen etukäteen ja täyttää sen työn lomassa sen sijaan, että yrittäisin muistaa yksityiskohdat myöhemmin. Kun vastaanottaja täyttää lomakkeen omalla laitteellaan, taas jakelu ja vastausten lähettäminen liittyvät yleensä yhteyteen. Siksi testaisin koko ketjun ennen tärkeää työpäivää: lomakkeen avaamisen, täyttämisen sekä sen, milloin vastaus näkyy muille. Näin selviää, mikä osa toimii kyseisessä tilanteessa paikallisesti ja missä kohtaa verkkoyhteys on tarpeen.

Puhelin sopii nopeaan kirjaamiseen, ei jokaiseen lomakkeeseen

Kun kirjaan tarkastushavaintoja, asiakkaan yhteystietoja tai tapahtuman ilmoittautumisia, puhelimen vahvuus on siinä, että lomake kulkee mukana. Pienet kentät ja valintavaihtoehdot ovat usein käytännöllisempiä kuin pitkät vapaamuotoiset muistiinpanot: tieto pysyy yhtenäisessä muodossa, ja myöhemmin on helpompi nähdä, mitä jokaiselta vastaajalta kysyttiin. Zoho Forms voi olla kätevä myös pienelle tiimille, joka kerää samoja perustietoja eri paikoissa.

Puhelimen näyttö asettaa silti rajan. Jos lomakkeessa on paljon pitkiä kysymyksiä tai vastaajan pitää kirjoittaa laajoja selityksiä, täyttäminen voi tuntua hitaalta. Itse pitäisin kentät lyhyinä, kysyisin vain päätöksen tai työn kannalta tarpeelliset asiat ja jättäisin pidemmät selvitykset erilliseen keskusteluun tai tietokoneella tehtäväksi. Tämä parantaa myös tietojen vertailtavuutta: kun kysymys on täsmällinen, vastauksia ei tarvitse jälkikäteen tulkita yhtä paljon.

Tilanne, jossa toistettava lomake säästää aikaa

Kuvitellaan, että järjestän pienen tilaisuuden ja tarvitsen osallistujilta nimen, yhteystiedon sekä tiedon erityisjärjestelyistä. Yksittäisten viestien sijaan teen yhden lomakkeen ja jaan sen ilmoittautujille. Samalla voin käyttää samaa ajattelutapaa esimerkiksi palautteen keräämiseen tai työvuoron aloitustarkastukseen: jokainen vastaa samoihin kysymyksiin, eikä tieto jää eri kanaviin.

Hyödyllinen käytännön niksi on erottaa pakolliset tiedot mukavuuden vuoksi kysyttävistä. Jos jokainen kenttä tuntuu pakolliselta, vastaaja saattaa jättää lomakkeen kesken tai kirjoittaa kiireessä epätarkasti. Aloitan siksi siitä, mitä tarvitsen työn tekemiseen, ja lisään muut kysymykset vasta, jos niillä on selvä käyttötarkoitus. Tällainen rajaus nopeuttaa täyttämistä ja vähentää turhan henkilötiedon keräämistä.

Missä Zoho Forms eroaa tavallisista vaihtoehdoista

Perinteinen paperilomake toimii ilman akkua tai verkkoyhteyttä, mutta vastausten kokoaminen, lukeminen ja siirtäminen eteenpäin jää helposti käsityöksi. Tavallinen muistiinpanosovellus taas on nopea vapaaseen kirjaamiseen, mutta se ei itsessään pakota vastauksia samaan rakenteeseen. Zoho Forms asettuu näiden väliin: siitä on eniten hyötyä silloin, kun sama kysymyssarja toistuu ja haluan pitää vastaukset järjestelmällisinä.

Jos tarve on vain kerätä pari vastausta kerran, yksinkertainen viesti tai paperi voi olla nopeampi ratkaisu kuin uuden lomakkeen rakentaminen. Jos taas työ vaatii laajoja taulukoita, monimutkaista raportointia tai pitkien tekstien muokkaamista, puhelinsovellus ei välttämättä ole paras päätyökalu. Käyttäisin sitä tiedon keräämiseen ja tarkistaisin laajemman käsittelyn sopivuuden omassa työympäristössäni ennen kuin rakentaisin koko prosessin sen varaan.

Katkokset, tarkistus ja tietojen käsittely

Yhteyden katkeaminen kesken työn on hyvä syy tehdä pieni ennakkotesti. Kokeilen lomaketta niissä olosuhteissa, joissa sitä aiotaan käyttää, ja varmistan, että kirjaamani tieto löytyy myöhemmin odottamastani paikasta. Tärkeässä tiedonkeruussa en luottaisi pelkkään oletukseen automaattisesta palautumisesta, vaan tarkistaisin vastaukset yhteyden palauduttua. Tämä on erityisen järkevää silloin, kun lomakkeella kirjataan tarkastuksia, tilauksia tai muita tietoja, joita ei voi helposti kysyä uudelleen.

Verkossa tapahtuva tiedonkeruu helpottaa jakamista, mutta se ei yksin ratkaise sitä, kenelle tietoja kuuluu näyttää tai kuinka kauan niitä tarvitaan. Käyttäisin lomakkeessa vain työn kannalta tarpeellisia tietoja ja sopisin tiimin kanssa, kuka käsittelee vastauksia. Myös lomakkeen testaaminen omalla laitteella ennen jakamista kannattaa: sillä huomaa epäselvät kysymykset ja turhat kentät ennen kuin ne alkavat tuottaa vaikeasti tulkittavia vastauksia.

Arjessa, työtiimissä ja omien tarpeiden mukaan

Yrityssovellusten valikoimassa Zoho Forms on tarkoitettu rakenteisen tiedon keräämiseen, ei yleiseksi muistiinpanovälineeksi. Sen taustalla on Zoho Corporation, ja sovelluksen käyttöliittymä sekä työnkulku palvelevat parhaiten ihmistä, joka tekee lomakkeita useammin kuin kerran. Sovellus on ilmainen ladata, mutta sovelluksen sisäisiin ostoihin voi liittyä maksuja, jos ne laskutetaan Playn kautta. PEGI 3 -ikäluokitus kertoo sovelluksen ikämerkinnästä, ei siitä, että yrityskäyttöön tarkoitetun lomakkeen voisi jakaa huolehtimatta sen sisällöstä.

Zoho Formsin sovellussivulla näkyvä keskiarvo on 3,9 noin 3,1 tuhannen arvion perusteella, ja asennuksia on yli 500 tuhatta. Nämä luvut antavat suuntaa siitä, että kyse ei ole aivan tuntemattomasta työkalusta, mutta eivät kerro, sopiiko se juuri omaan lomakeprosessiini. Sovelluksen julkaisu ajoittuu maaliskuuhun 2015, ja nykyinen versio on 3.24.0; Androidissa vähimmäisvaatimuksena on versio 7.0. Jos käytän vanhempaa puhelinta, tarkistaisin yhteensopivuuden ennen kuin suunnittelen sen varaan työpäivän.

Kenelle käyttäisin sitä – ja milloin valitsisin muuta

Suosittelisin tätä sovellusta pienelle yritykselle, yhdistykselle tai liikkuvalle työporukalle, joka kerää toistuvasti samanlaisia tietoja ja haluaa vähentää paperien tai viestien jälkikäsittelyä. Se voi sopia esimerkiksi tapahtumien ilmoittautumisiin, laitehavaintojen kirjaamiseen tai asiakkaan perustietojen keräämiseen. Erityisen järkeväksi se muuttuu, kun useampi työntekijä käyttää samaa kysymysrunkoa: lomakkeen rakenne auttaa pitämään tiedot keskenään vertailukelpoisina.

Sen sijaan satunnaiseen, kertaluonteiseen kysymykseen en välttämättä asentaisi erillistä yrityssovellusta. Myöskään monimutkaista lomakekokonaisuutta en rakentaisi kiireessä puhelimella ilman testausta. Jos yrityksessä on jo käytössä toinen lomakejärjestelmä, ratkaisevaa on selvittää, miten uusi työkalu sopii nykyiseen tapaan jakaa, tarkastella ja käsitellä vastauksia. Pelkkä lomakkeen luomisen helppous ei vielä takaa sujuvaa kokonaisuutta.

Lomakkeen suunnittelu ratkaisee enemmän kuin ominaisuuslista

Minun käytännön neuvoni on tehdä ensin yksi lyhyt lomake oikeasta työtehtävästä eikä yrittää siirtää koko yrityksen tiedonkeruuta kerralla sovellukseen. Kirjoitan kysymykset niin, että vastaaja ymmärtää ne ilman lisäselitystä, ja mietin jokaisen kentän kohdalla, mitä tiedolla tehdään. Jos vastausta ei käytetä mihinkään, kysymys on todennäköisesti turha. Näin lomakkeesta tulee nopeampi täyttää ja myöhempi tarkastelu helpottuu.

Vapaatekstikenttä on tarpeen, kun tilanteet vaihtelevat, mutta sitä ei kannata käyttää jokaisen vastauksen oletusmuotona. Esimerkiksi tarkastuksessa valinta havaintoluokasta voi olla nopeampi kuin saman asian kuvaaminen joka kerta omin sanoin; lyhyt lisäkenttä voi sitten selittää poikkeuksen. Tämä yhdistelmä säästää vastaajan aikaa ja vähentää sitä, että sama asia kirjataan eri tavoin. Kokeilussa tarkistan myös, miltä lomake näyttää pienellä näytöllä, sillä tietokoneella siistiltä näyttävä rakenne voi tuntua puhelimessa pitkältä.

Jakaminen ja yhteistyö vaativat yhteisen käytännön

Lomakkeen jakaminen kollegalle tai vastaajille on vasta alkua. Ennen käyttöönottoa sovin, kuka ylläpitää kysymyksiä ja kuka seuraa saapuneita tietoja. Muuten samasta lomakkeesta voi syntyä rinnakkaisia versioita tai kukaan ei huomaa, että vanhentunut kysymys ohjaa vastauksia väärään suuntaan. Kun lomake on yhteinen työväline, pieni omistajuutta koskeva sopimus on usein hyödyllisempi kuin uusien kenttien lisääminen.

Jos lomakkeella kerätään vastauksia ulkopuolisilta, testaan jakamisen vastaanottajan näkökulmasta. Onko tarkoitus selvä? Onko jokainen kysymys tarpeellinen? Pystyykö vastaaja päättelemään, mitä tietoa häneltä odotetaan? Näin vältän tilanteen, jossa lomake toimii teknisesti mutta tuottaa puutteellisia tai keskenään erilaisia vastauksia. Yhteistyöominaisuudet voivat helpottaa työnjakoa, mutta niiden hyöty riippuu siitä, että tiimi sopii samalla omat toimintatapansa.

Oma arvioni yhteydestä ja käytön sujuvuudesta

Minulle yhteyden vaikutus on tämän sovelluksen arvioinnissa olennainen, koska lomakkeiden arvo syntyy vasta, kun tieto tallentuu ja päätyy oikeaan käsittelyyn. Offline-keruu on käyttökelpoinen lähtökohta liikkuvaan työhön, mutta tekisin ensin koevastauksen ja tarkistaisin sen myöhemmin. En suunnittelisi kiireellistä tiedonkulkua oletukselle, että jokainen jakamisen, synkronoinnin tai tarkastelun vaihe tapahtuu ilman verkkoyhteyttä. Tällainen varovaisuus ei tee sovelluksesta huonompaa; se auttaa sovittamaan sen todelliseen työympäristöön.

Zoho Corporationin sovelluksena Zoho Forms on parhaimmillaan silloin, kun haluan siirtää toistuvan tiedonkeruun pois sekalaisista papereista ja viesteistä ilman, että puhelimesta tehdään koko raportointijärjestelmän korviketta. Se voi olla vaivaton kumppani työmaalla, tapahtumassa tai asiakastapaamisessa, kun lomake on pidetty tiiviinä ja sen toiminta on testattu. Jos taas tarvitsen vain vapaan muistilapun, paperin tai yksinkertaisen muistiinpanosovelluksen, valitsisin todennäköisesti kevyemmän vaihtoehdon.

Kun ensimmäistä kertaa törmäsin Zoho Formsiin, olin hieman skeptinen. Ajattelin, että "taas yksi lomakesovellus lisää, mitä uutta tällä voisi olla tarjottavana?" Mutta heti kun aloitin käytön, huomasin sen olevan kaikkea muuta kuin tavallinen. Sovellus on suunniteltu siten, että se on helppo käyttää ja se tarjoaa laajan valikoiman työkaluja, jotka auttavat minua luomaan, jakamaan ja analysoimaan lomakkeita.

Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä

Ensimmäinen asia, jonka huomasin, oli sovelluksen selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä. Ei ollut tarvetta selata monimutkaisia valikoita tai käyttää aikaa ohjeiden lukemiseen. Kaikki tarvittava löytyy helposti, ja lomakkeiden luominen on todella yksinkertaista. Tavoitteena on, että kuka tahansa voi aloittaa lomakkeiden käytön ilman erikoisosaamista.

Monipuoliset ominaisuudet

Zoho Forms tarjoaa runsaasti ominaisuuksia, jotka tekevät siitä todella tehokkaan työkalun. Voit luoda lomakkeita erilaisilla kentillä, kuten tekstikenttiä, pudotusvalikkoja ja valintaruutuja. Lisäksi voit lisätä mukautettuja teemoja ja logoja, mikä antaa lomakkeillesi ammattimaisen ilmeen.

Sovellus integroituu saumattomasti muiden Zoho-sovellusten kanssa sekä kolmannen osapuolen palveluiden, kuten Google Sheetsin, kanssa. Tämä tekee tiedonkeruuprosessista sujuvaa ja tehokasta. Lisäksi saatavilla on analytiikkatyökaluja, joiden avulla voit seurata ja analysoida lomakkeiden suorituskykyä.

Liikkuvuus ja offline-käyttö

Toinen iso plussa on sovelluksen kyky toimia offline-tilassa. Tämä on ollut minulle elintärkeää, sillä usein työskentelen alueilla, joissa internet-yhteys on heikko tai puuttuu kokonaan. Kun yhteys palaa, sovellus synkronoi tiedot automaattisesti pilvipalveluun.

Lisäksi sovellus toimii hyvin sekä Android- että iOS-alustoilla, joten voit käyttää sitä useilla eri laitteilla ilman ongelmia.

Helppo jakaminen ja yhteistyö

Zoho Forms tekee lomakkeiden jakamisesta helppoa. Voit lähettää lomakkeita sähköpostitse tai jakaa ne suoraan sosiaalisen median alustoilla. Lisäksi voit antaa kollegoille oikeudet muokata tai tarkastella lomakkeita, mikä tekee yhteistyöstä vaivatonta.

Turvallisuus ja tietosuoja

Tietoturva on yksi tärkeimmistä asioista, kun kerätään ja tallennetaan tietoja. Zoho Forms ottaa tämän vakavasti ja tarjoaa useita turvamekanismeja, kuten SSL-salaus ja CAPTCHA, suojatakseen tietojasi. Voit olla varma, että kaikki keräämäsi tiedot ovat turvassa.

Lopuksi, jos olet etsimässä tehokasta ja käyttäjäystävällistä lomakesovellusta, Zoho Forms on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Sen monipuoliset ominaisuudet ja helppokäyttöisyys tekevät siitä erinomaisen työkalun niin pienille kuin suurillekin organisaatioille. Kokeile itse ja huomaa, miten se voi tehostaa työskentelyäsi!